Trước hết, phải tuân thủ nguyên tắc trình bày thư đã quen thuộc với hầu hết người nước ngoài, đó là thứ tự và căn chỉnh các đoạn. Để tránh rườm rà, hãy thực hiện căn trái toàn bộ nội dung, dùng font chữ chân phương, chẳng hạn Times New Roman (13 points). Bên trên cùng, ghi địa chỉ liên lạc và số điện thoại của bạn, sau đó đến ngày viết thư, rồi tên người nhận.
Nội dung thư được trình bày trong diện tích còn lại của trang A4, nên ngắn gọn, rõ ràng.
Văn phong tiếng Anh có đặc thù là đi vào mục đích chính ngay khi mở đầu nội dung. Vì vậy, bạn nên “đặt tên” thư bằng một dòng in nghiêng, mở đầu bởi từ dẫn Reference, ví dụ: Re: Salesman post (Dự tuyển vị trí nhân viên bán hàng). Chú ý, câu này sẽ được sắp xếp ngay sau địa chỉ người nhận và trước khi bắt đầu trình bày thư.
Tổ chức nội dung thư có nhiều cách khác nhau và còn tuỳ thuộc vào các yếu tố: kiến thức cá nhân của người viết, yêu cầu của nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, để tránh lan man, chỉ nên gói gọn lại trong 3 đoạn, lần lượt nói về nguyên nhân đăng ký thi tuyển, những hiểu biết về chuyên môn của bạn và một số điểm mạnh cá nhân (thông minh, nhanh nhẹn, sẵn sàng công tác xa...).
Kết thúc thư, hãy khẳng định với nhà tuyển dụng rằng bạn mong muốn được gặp trực tiếp họ trong một buổi phỏng vấn (I am looking forward to an intervew at your office).
Dưới đây là một mẫu khá thông dụng để bạn tham khảo:
Nguyen Van
6 Hoa Lan 2, Thuan Giao, Thuan An, Binh Duong
Tel: 090-260448
May 10, 2001
ABCD
Enterprise
Attn: Human Resources Manager
Re: Salesman post
Dear Sir,
In reply to your advertisement in the Newspaper, I am pleased to enclose my C.V to apply for the Salesman position of your office in HCMC.
From my C.V, you will see that, I graduated from
Foreign
Trade
University with a good bachelor degree. I have a good command of economic and social situation, and I am confident in doing business.
At present, I am working for....
In addition, I am active and enthusiastic. I am willing to learn and do what takes to get a job done well even under pressure or on far mission.
I am looking forward to an interview at your office.
Yours faithfully,
Nguyen Van
www.binhduongjobs.com (theo báo Dân trí online)